Cara menghitung agency fee prorata untuk invoice principal

Cara menghitung agency fee untuk bulan yang tidak penuh: kalikan tarif bulanan dengan jumlah hari layanan, lalu bagi dengan jumlah hari kalender bulan itu. Bulan yang dijalani penuh ditagih satu tarif bulanan, dan semua baris dijumlahkan dalam invoice ke principal. Cara menghitung hari sign-on dan sign-off, pembaginya, mata uang, dan pembulatan selalu mengikuti definisi di manning agreement Anda.

Istilah agency fee di sini juga berlaku jika perjanjian Anda memakai nama crew management fee. Tarif USD 100 dalam contoh perhitungan adalah ilustrasi, bukan tarif pasar.

Agency fee dalam hubungan agensi dan principal

Agency fee adalah imbalan yang dibayar principal kepada manning agent atas jasa menyediakan dan mengurus kru. Tagihannya ditujukan ke principal, bukan ke kru. Indonesia mengesahkan MLC 2006 melalui UU Nomor 15 Tahun 2016. Standard A1.4 paragraf 5 konvensi itu mengatur bahwa biaya rekrutmen dan penempatan tidak boleh dibebankan kepada pelaut, baik langsung maupun tidak langsung. Pengecualiannya hanya biaya sertifikat kesehatan, buku pelaut, serta paspor atau dokumen perjalanan pribadi sejenis. Biaya visa tetap ditanggung pemilik kapal. Dokumen yang perlu disiapkan kru dibahas di checklist dokumen pelaut sebelum naik kapal.

Struktur fee dalam perjanjian

Contoh dari dokumen publik:

• Per kru per bulan. Perjanjian keagenan 11 September 2020 antara Elvictor Group, Inc. sebagai principal dan Elvictor Crew Management Service Ltd. di Batumi, Georgia, sebagai agen mewajibkan principal membayar agency fee USD 25 per kru per bulan, recruitment fee USD 70 per kru per kontrak, dan biaya administrasi yang disertai bukti. Laporan tahunan Elvictor Group yang melampirkan perjanjian ini mencatatnya sebagai transaksi pihak berelasi. Formulir perjanjian manajemen kapal berbasis SHIPMAN 98 yang dilampirkan dalam laporan perusahaan pelayaran di SEC EDGAR memuat fee per kru "per month or pro rata" untuk masa kru bertugas di kapal.
• Lump sum. Dalam BIMCO CREWMAN B 2025, crew manager menyediakan kru sebagai pemberi kerja kru, dengan dasar lump sum.
• Cost plus fee. Dalam BIMCO CREWMAN A 2025, pemilik kapal menunjuk crew manager sebagai agen, dengan dasar biaya ditambah fee.

Angka-angka itu hanya berlaku untuk perjanjian masing-masing, bukan acuan tarif pasar. Rumus di bawah berlaku untuk fee bulanan yang berjalan sebagian bulan, kecuali perjanjian mengatur lain.

Rumus prorata agency fee

Hari layanan adalah hari yang dikenai fee menurut perjanjian, misalnya sign-on sampai sign-off.

Metode hari kalender

Fee prorata = tarif bulanan × hari layanan ÷ jumlah hari kalender bulan berjalan

Jika hari sign-on dan sign-off sama-sama dihitung:

Hari layanan = tanggal terakhir − tanggal pertama + 1

Pembaginya berubah setiap bulan: 28, 29, 30, atau 31. Februari memiliki 29 hari pada tahun kabisat, yaitu tahun yang habis dibagi 4, kecuali tahun yang habis dibagi 100 tetapi tidak habis dibagi 400. Di Excel, jumlah hari dalam bulan untuk tanggal di sel A2 diambil dengan =DAY(EOMONTH(A2,0)). EOMONTH dengan argumen 0 menghasilkan tanggal terakhir bulan yang sama, lalu DAY mengambil angka tanggalnya. Pemisah argumen bisa berupa koma atau titik koma, tergantung pengaturan regional. Jika Excel Anda memakai titik koma, tulis =DAY(EOMONTH(A2;0)).

Konvensi 30 hari

Fee prorata = tarif bulanan × hari layanan ÷ 30

Contoh di pelayaran: Pasal 4.4 ITF Offshore Standard Collective Bargaining Agreement 2019 menganggap satu bulan kalender 30 hari untuk menghitung upah. Ketentuan itu untuk upah, bukan agency fee. Pakai pembagi 30 hanya jika manning agreement menyebutnya.

Tetapkan juga bahwa bulan penuh bernilai satu tarif. Jika tidak, Februari 2028 yang dijalani penuh hanya bernilai 100 × 29 ÷ 30 = USD 96,67, sedangkan bulan 31 hari yang penuh bernilai 100 × 31 ÷ 30 = USD 103,33.

Ketentuan yang perlu diatur dalam manning agreement

Periksa poin berikut sebelum invoice pertama:

• Dasar fee: per kru per bulan, lump sum, atau cost plus fee.
• Awal dan akhir fee: sign-on dan sign-off, atau peristiwa lain.
• Arti "hari": hari kalender atau bukan, serta apakah hari sign-on dan sign-off ikut dihitung. Formulir SHIPMAN 98 di atas, misalnya, mendefinisikan "Day" sebagai hari kalender, kecuali dinyatakan lain.
• Pembagi: hari kalender bulan berjalan atau 30.
• Mata uang dan kurs: mata uang invoice, serta sumber dan tanggal kurs jika ada konversi.
• Pembulatan: jumlah desimal, arah pembulatan, dan apakah dibulatkan per baris atau di total.
• Waktu tagih: di muka atau setelah bulan berjalan. Jika di muka, tentukan cara mengoreksi selisih prorata di invoice berikutnya.

Jika perjanjian tidak mengatur salah satunya, sepakati secara tertulis dengan principal.

Contoh perhitungan agency fee prorata

Asumsi semua contoh, kecuali disebut lain: tarif ilustrasi USD 100 per kru per bulan, hari sign-on dan sign-off sama-sama dihitung, dan bulan penuh ditagih satu tarif. Setiap baris dibulatkan ke 2 desimal dengan pembulatan setengah ke atas (0,005 menjadi 0,01). Total adalah jumlah baris yang sudah dibulatkan.

Contoh 1: sign-on 10 Maret, sign-off 18 Juni 2026

Selisih kedua metode untuk trip ini: USD 2,36. Jika semua 101 hari dikalikan tarif harian 100 ÷ 30, hasilnya lain lagi: USD 336,67, karena bulan penuh ikut dihitung per hari.

Contoh 2: Februari 2028, tahun kabisat

Kru sign-on 12 Februari 2028 dan tetap di kapal sampai akhir bulan. Tahun 2028 habis dibagi 4 dan tidak habis dibagi 100, jadi Februari memiliki 29 hari dan hari layanannya 18 (12–29 Februari).

Pembagi 28 menagih USD 2,22 terlalu tinggi, dan kesalahan itu terulang untuk setiap kru yang naik atau turun di bulan itu.

Contoh 3: pergantian kru di bulan 31 hari

Agustus 2026 memiliki 31 hari. Chief Officer lama sign-off 16 Agustus 2026, dan penggantinya sign-on pada hari yang sama.

Aturan A menagih 16 Agustus dua kali. Itu sesuai jika perjanjian menghitung fee per orang dan memasukkan kedua hari tersebut. Jika perjanjian menghitung per jabatan atau tanpa hari sign-off, pakai aturan B.

Dengan konvensi 30 hari, aturan B menjadi 50,00 + 53,33 = USD 103,33. Totalnya melebihi satu tarif bulanan, padahal jabatan itu terisi tepat satu bulan.

Menyusun invoice principal

Invoice agency fee memuat nomor, tanggal, principal, kapal, periode, mata uang, dan dasar hitung yang merujuk ke klausul manning agreement. Setiap kru mendapat satu baris berisi sign-on, sign-off, hari layanan, tarif, dan jumlah, sehingga principal bisa menghitung ulang setiap angka.

Contoh berikut untuk periode Agustus 2026 dengan aturan A. Bahasanya Inggris, angkanya ilustrasi, dan pemisah desimalnya titik. Kalimat dasar hitungnya: Partial months prorated by calendar days; sign-on and sign-off days counted; each line rounded to 2 decimals (half up).

Tulis biaya lain yang ditagihkan ke principal, seperti recruitment fee, di baris terpisah beserta buktinya.

Kesalahan yang perlu dihindari dalam perhitungan prorata

• Menghitung hari pergantian kru dua kali tanpa dasar. Di Contoh 3, selisihnya USD 3,22 untuk satu jabatan dalam sebulan. Tetapkan aturan per orang atau per jabatan, lalu terapkan secara konsisten.
• Salah panjang bulan. Untuk metode hari kalender, pembagi tetap di spreadsheet (30 atau 28) keliru setiap kali panjang bulan berbeda. Ambil pembagi dari tanggal kalender, misalnya dengan rumus EOMONTH di atas.
• Mencampur mata uang. Jangan menjumlahkan USD dan rupiah dalam satu total. Jika perlu konversi, tulis jumlah asli, kurs, sumber, dan tanggal kursnya. Sebagai acuan, Anda bisa menyepakati JISDOR, kurs acuan USD/IDR yang diterbitkan Bank Indonesia setiap hari kerja.
• Tidak melampirkan data hari. Tanpa daftar sign-on dan sign-off per kru, principal tidak bisa memeriksa angka prorata. Perjanjian keagenan Elvictor di atas, misalnya, mewajibkan agen mengirim invoice yang dilengkapi dokumen pendukung.
• Membulatkan di tempat berbeda. Dua baris 53,333... (16 hari dengan pembagi 30) dibulatkan per baris menjadi 53,33 + 53,33 = 106,66, sedangkan pembulatan di total menghasilkan 106,67. Kecuali perjanjian menyebut lain, bulatkan per baris agar total sama dengan rincian.

Mengelola ini dengan CrewSoft

Di CrewSoft, setiap trip mencatat sign-on dan sign-off, dan sea service tercatat otomatis. Draf tagihan principal disusun dari tracking bulanan, invoice bernomor dicetak dalam bahasa Inggris, dan pembayaran dicatat. Kebijakan fee diatur per principal, dengan laporan hari berlayar dan jejak audit sebagai data pendukung. Ajukan assessment gratis

Sumber

• CREWMAN A 2025 – BIMCO — crew manager sebagai agen, dasar cost plus fee.
• CREWMAN B 2025 – BIMCO — crew manager sebagai pemberi kerja kru, dasar lump sum.
• Representation Agency Agreement, Elvictor Group – SEC EDGAR — pihak, tanggal, fee per kru, dan invoice dengan dokumen pendukung.
• Elvictor Group, Inc. – Form 10-K 2021, Note 4 – SEC EDGAR — transaksi pihak berelasi.
• SHIPMAN 98 Standard Ship Management Agreement, Exhibit 4.17, Form 20-F tahun buku 2023 – SEC EDGAR — fee per kru "per month or pro rata", definisi "Day".
• C1.4.g. Can recruitment and placement services charge seafarers fees? – ILO — larangan biaya rekrutmen dibebankan kepada pelaut, beserta pengecualiannya.
• UU No. 15 Tahun 2016 – JDIH BPK — pengesahan MLC 2006 oleh Indonesia.
• ITF Offshore Standard Collective Bargaining Agreement 2019 – ITF Seafarers — Pasal 4.4, bulan dianggap 30 hari untuk upah.
• Leap Year — Definition, Formula & Examples – Mathwords — aturan tahun kabisat.
• EOMONTH function – Microsoft Support — tanggal akhir bulan.
• DAY function – Microsoft Support — angka hari dari sebuah tanggal.
• How to avoid broken formulas in Excel – Microsoft Support — pemisah argumen koma atau titik koma, tergantung pengaturan regional dan Excel.
• JISDOR, Non-USD/IDR Reference Rate, and Transaction Rate – Bank Indonesia — kurs acuan JISDOR.