Dokumen Pelaut Sebelum Naik Kapal: Checklist Sign-On Agensi

Dokumen pelaut sebelum naik kapal terbagi dalam lima kelompok: identitas dan dokumen perjalanan, COC dan COE sesuai rank, COP sesuai jabatan dan jenis kapal, sertifikat kesehatan pelaut, serta PKL dan penyijilan. Anda perlu memastikan semuanya asli, cocok dengan rank, dan masih berlaku sampai rencana sign-off. Isi persisnya bergantung pada rank, jenis kapal, bendera, dan principal.

Mengapa agensi wajib memeriksa dokumen pelaut

MLC 2006, yang disahkan Indonesia melalui UU 15/2016, meminta negara memastikan layanan rekrutmen dan penempatan memverifikasi bahwa pelaut yang mereka rekrut atau tempatkan memenuhi kualifikasi dan memegang dokumen yang diperlukan untuk pekerjaannya (Standard A1.4 paragraf 5(c)(iii)).

PM 59/2021 Pasal 99 juga hanya mengizinkan agensi merekrut dan menempatkan pelaut yang:

berusia minimal 18 tahun, kecuali praktik laut (prala);
memiliki kualifikasi dan kompetensi sesuai jabatan di kapal;
memenuhi standar kesehatan untuk bekerja di kapal;
memiliki sertifikat atau dokumen kepelautan dan sertifikat kesehatan yang diterbitkan Pemerintah Indonesia.

Pasal 100 menambahkan kewajiban agensi: mengurus seluruh dokumen yang diperlukan di negara tujuan atau tempat kapal bersandar, serta menjamin keamanan dokumen kru. Perubahan lewat PM 3/2026, yang berlaku sejak 11 Maret 2026, tidak menyentuh kedua pasal ini.

Checklist dokumen pelaut sebelum naik kapal

1. Identitas dan dokumen perjalanan

Dua peraturan pemerintah memandang buku pelaut secara berbeda. PP 7/2000 tentang Kepelautan menyebut buku pelaut sebagai identitas yang juga berlaku sebagai dokumen perjalanan bagi pelaut yang akan naik kapal di luar negeri, dengan syarat PKL-nya masih berlaku, atau yang pulang setelah turun kapal di luar negeri. PP 22/2022, yang mengatur kru kapal niaga berbendera asing, menyebut buku pelaut bukan dokumen perjalanan dan tidak dapat menggantikan paspor. PP ini mewajibkan paspor, buku pelaut, dan visa kerja bila negara tujuan mensyaratkannya.

Paspor berlaku, datanya sama dengan buku pelaut dan sertifikat.
Buku pelaut asli.
Visa untuk negara tempat join atau transit. Contoh: kru yang terbang ke Amerika Serikat untuk naik kapal memerlukan visa transit C-1 selain visa crewmember D, atau visa kombinasi C-1/D bila memenuhi syarat.
Dokumen identitas pelaut bila pemberi kerja atau principal memintanya (PP 22/2022).

2. Sertifikat keahlian: COC dan COE

PM 26/2022 tentang Pengawakan Kapal Niaga mengenal COC (sertifikat keahlian), COE (sertifikat pengukuhan yang menyatakan kewenangan jabatan), dan COP (sertifikat keterampilan). Menurut PM 140/2016, penerbitan COC dan COP dilimpahkan kepada penyelenggara diklat di bawah Kementerian Perhubungan yang telah disahkan (approved) Direktur Jenderal Perhubungan Laut. COE diterbitkan Direktur Jenderal.

Jabatan pada COE sama dengan rank di PKL dan daftar kru. Contoh dari PM 26/2022: COE sebagai Nakhoda untuk nakhoda, COE sebagai Mualim untuk perwira jaga anjungan.
Rating memegang COP rating yang sesuai, misalnya Able Seafarer Deck, Able Seafarer Engine, atau rating dinas jaga.
Untuk kapal berbendera asing, nakhoda, perwira, dan personel radio memegang endorsement dari negara bendera (Regulation I/10 STCW).
Keaslian sertifikat sudah dicek di laman verifikasi Direktorat Perkapalan dan Kepelautan, Direktorat Jenderal Perhubungan Laut (Ditjen Hubla), dengan nomor kode pelaut dan nomor sertifikat. Langkahnya ada di panduan cara cek sertifikat pelaut online.

Menu MoU Reg I/10 STCW di situs yang sama memuat daftar pihak penanda tangan undertaking letter.

3. Sertifikat keterampilan: COP

PM 26/2022 membagi COP menjadi tiga kelompok:

Kelompok	Contoh
Dasar	BST
Khusus	SCRB, AFF, MFA, MC, SAT, SDSD, SSO, ECDIS, BRM, sertifikat tanker (BOCT, BLGT, AOT, ACT, ALGT), crowd management dan crisis management untuk kapal penumpang dan ro-ro penumpang, polar code, ship's cook
Kapal jenis tertentu	High speed craft, MOU, AHTS, kapal tunda dengan panjang tunda lebih dari 100 m, kapal berbahan bakar gas (IGF Code dasar dan lanjutan)

Kebutuhannya berbeda per rank. Di kapal tangki, PM 26/2022 mewajibkan nakhoda dan mualim I memegang sertifikat tanker tingkat dasar dan lanjutan, sedangkan perwira jaga anjungan tingkat dasar. Kru di bagian food and catering wajib memiliki ship's cook certificate (PM 59/2021 Pasal 99).

BST dan COP wajib untuk rank tersebut lengkap, termasuk COP tambahan untuk jenis kapal dan muatan.
Masa berlaku setiap COP mencakup seluruh periode kontrak.

4. Sertifikat kesehatan dan vaksinasi

Menurut PM 40/2019, pemeriksaan kesehatan pelaut dilakukan Balai Kesehatan Kerja Pelayaran (BKKP) atau rumah sakit dan klinik utama yang ditetapkan Direktur Jenderal Perhubungan Laut. Hasilnya berupa Sertifikat Kesehatan Pelaut yang ditandatangani dokter pemeriksa.

Sertifikat ini berlaku maksimal 2 tahun untuk pelaut di atas 18 tahun, dan 1 tahun untuk pelaut berusia 16 sampai 18 tahun serta kadet. Batas MLC 2006 sejalan: 2 tahun, atau 1 tahun di bawah usia 18, dan maksimal 6 tahun untuk sertifikasi penglihatan warna. Bila sertifikat habis saat berlayar, pelaut tetap dapat berlayar sampai pelabuhan berikutnya, maksimal 3 bulan. Ketentuan ini pengecualian, bukan dasar perencanaan.

Hasil MCU fit untuk jabatan, dari BKKP atau fasilitas yang ditetapkan Direktur Jenderal.
Sertifikat kesehatan berlaku sampai rencana sign-off.
Untuk kapal berbendera asing: surat keterangan sehat berdasarkan pemeriksaan kesehatan dan psikologi (PP 22/2022). Pemeriksaan menurut PM 40/2019 juga mencakup psikologi, tetapi kami belum menemukan aturan yang menyamakan surat keterangan ini dengan Sertifikat Kesehatan Pelaut. Konfirmasikan sebelum keberangkatan.
Sertifikat vaksinasi internasional (ICV) bila negara tujuan atau principal mensyaratkannya, misalnya vaksinasi demam kuning. WHO menerbitkan daftar negara yang mewajibkannya, dan persyaratan negara dapat berubah.

Menurut Permenkes 23/2018, ICV diterbitkan klinik Kantor Kesehatan Pelabuhan, kini Balai Kekarantinaan Kesehatan (Permenkes 10/2023), atau klinik dan rumah sakit yang memenuhi persyaratan. Penerbitan di klinik dan rumah sakit diawasi balai tersebut.

5. PKL dan penyijilan

PKL, atau SEA, adalah perjanjian kerja perseorangan antara pelaut dan pemberi kerja atau pihak yang bertindak atas namanya. Penyijilan berarti memasukkan pelaut ke buku sijil, yaitu daftar awak kapal yang bekerja di atas kapal.

Menurut PP 7/2000, pelaut harus disijil sebelum bekerja sebagai awak kapal, dan setiap pelaut yang akan disijil harus memiliki PKL yang masih berlaku. Penyijilan dilakukan, dan PKL diketahui, oleh pejabat yang ditunjuk Menteri. Untuk kru kapal berbendera asing, PP 22/2022 mewajibkan PKL ditandatangani sebelum bekerja, disahkan syahbandar, dan dicatat dalam sistem terintegrasi.

Kru sudah menerima penjelasan hak dan kewajibannya berdasarkan PKL, serta kesempatan membaca dan memahami isinya sebelum menandatangani (PM 59/2021 Pasal 100; MLC Standard A2.1).
PKL ditandatangani kru dan pemilik kapal atau wakilnya. Masing-masing memegang naskah asli bertanda tangan (MLC Standard A2.1).
Masa dinas di kapal dalam PKL sesuai aturan negara bendera dan CBA. Menurut MLC 2006, batas masa dinas sebelum pelaut berhak dipulangkan harus kurang dari 12 bulan (Standard A2.5.1).
Untuk kapal berbendera asing: PKL dibuat berdasarkan CBA, yang dalam PP 22/2022 disebut KKB.
Untuk kapal yang berlayar internasional: bila PKL dan CBA tidak berbahasa Inggris, formulir standar PKL dan bagian CBA yang diperiksa port State control tersedia juga dalam bahasa Inggris (MLC Standard A2.1).
Untuk kapal berbendera asing: bukti kepesertaan jaminan sosial (PP 22/2022). Panduan BPJS Ketenagakerjaan mewajibkan program JKK dan JKM bagi pekerja migran, termasuk pelaut awak kapal.
PKL sudah disahkan atau diketahui pejabat yang berwenang, dan kru sudah disijil sebelum ia bekerja di kapal.

UU 66/2024 mengamanatkan aturan lebih lanjut tentang penyijilan, pengawakan kapal, dan dokumen pelaut dalam peraturan pemerintah. Per Oktober 2026, PP 7/2000 masih tercatat berlaku di Database Peraturan BPK dan JDIH Kementerian Perhubungan. Pantau aturan pelaksana yang baru.

Persyaratan berbeda per rank, kapal, dan principal

Tidak ada satu checklist untuk semua trip. Empat hal menentukan isinya:

Rank: tingkat COC, jabatan pada COE, dan COP wajib.
Jenis kapal dan muatan: COP tambahan, misalnya untuk tanker, kapal penumpang, kapal berbahan bakar gas, atau perairan kutub.
Bendera: untuk kapal asing, endorsement negara bendera, PKL yang dibuat berdasarkan CBA dan disahkan syahbandar, serta jaminan sosial pekerja migran.
Principal: syarat tambahan dari masing-masing principal. Sebagai ilustrasi saja, bukan ketentuan peraturan: pelatihan internal, tes narkoba dan alkohol, vaksinasi tertentu, atau pengalaman di jenis kapal yang sama. Minta daftar persisnya dari principal Anda.

Cara praktis: susun matriks persyaratan per principal, rank, dan jenis kapal. Cocokkan dokumen setiap kru Anda dengan baris yang sesuai sebelum CV dikirim ke principal.

Tabel ringkas persiapan sign-on

Dokumen	Fungsi	Penerbit	Kapan dicek
Paspor	Dokumen perjalanan	Ditjen Imigrasi	Saat seleksi
Buku pelaut	Identitas pelaut	Kementerian Perhubungan	Saat seleksi dan sebelum penyijilan
Visa	Izin masuk atau transit	Perwakilan negara tujuan	Setelah pelabuhan join pasti
COC	Bukti keahlian	Penyelenggara diklat yang disahkan Ditjen Hubla	Saat seleksi, termasuk cek keaslian
COE	Kewenangan jabatan	Ditjen Hubla	Saat seleksi, dicocokkan dengan rank
Endorsement negara bendera	Pengakuan COC oleh negara bendera	Administrasi negara bendera	Sebelum sign-on di kapal asing
COP	Keterampilan per fungsi dan jenis kapal	Penyelenggara diklat yang disahkan Ditjen Hubla	Saat seleksi, dicocokkan dengan matriks
Sertifikat kesehatan pelaut	Bukti laik kerja di kapal	BKKP atau RS/klinik utama yang ditetapkan Ditjen Hubla	Setelah MCU
ICV	Bukti vaksinasi internasional	Balai Kekarantinaan Kesehatan, klinik, atau RS yang memenuhi persyaratan	Saat rute diketahui
PKL dan penyijilan	Hak dan kewajiban kru, pencatatan di buku sijil	Kru dan pemberi kerja; disahkan syahbandar (kapal asing); disijil pejabat yang ditunjuk Menteri	Sebelum kru bekerja di kapal
Bukti jaminan sosial	Pelindungan kru kapal asing	BPJS Ketenagakerjaan	Sebelum keberangkatan

Satu prinsip untuk semua baris: ukur masa berlaku terhadap rencana tanggal sign-off, bukan tanggal sign-on. Ketentuan masa berlaku tiap sertifikat dibahas di artikel masa berlaku sertifikat pelaut.

Mengelola ini dengan CrewSoft

CrewSoft menyimpan matriks persyaratan dokumen per principal, rank, dan jenis kapal, lalu menandai sertifikat yang sisa masa berlakunya kurang dari 1 tahun. Sertifikat yang asli dapat diverifikasi otomatis ke Ditjen Hubla, sehingga pengecekan jauh lebih singkat. Trip berjalan dengan checklist, dan sistem menolak tanggal yang bentrok serta medical yang tidak fit. Ajukan assessment gratis

Sumber

PP Nomor 7 Tahun 2000 tentang Kepelautan dan statusnya di Database Peraturan BPK — Pasal 15, 17, dan 18.
PP Nomor 22 Tahun 2022 — Pasal 1, 17, dan 18.
Permenhub PM 59 Tahun 2021, Database Peraturan BPK — Pasal 99 dan 100.
Permenhub PM 3 Tahun 2026 dan statusnya di Database Peraturan BPK — pasal yang diubah dan tanggal berlaku.
Permenhub PM 26 Tahun 2022 — jenis sertifikat dan COP per jabatan.
Permenhub PM 140 Tahun 2016 — Pasal 2: penerbit COC, COP, dan COE.
Permenhub PM 40 Tahun 2019 — pemeriksa, jenis pemeriksaan, dan masa berlaku.
UU Nomor 66 Tahun 2024, JDIH DPR — Pasal 146.
UU No. 15 Tahun 2016, Database Peraturan BPK — pengesahan MLC 2006.
Maritime Labour Convention, 2006, as amended (ILO) — Standard A1.2, A1.4, A2.1, dan A2.5.1.
MSC.1/Circ.1560 (IMO) — endorsement Regulation I/10.
Verifikasi Nomor Sertifikasi dan MoU Reg I/10 STCW, Direktorat Perkapalan dan Kepelautan — cek keaslian sertifikat dan daftar undertaking letter.
Crewmember Visa, U.S. Department of State — visa C-1 dan D.
Daftar negara yang mewajibkan vaksinasi demam kuning (WHO) — versi November 2022.
Permenkes Nomor 23 Tahun 2018 — Pasal 2 dan 9: penerbit ICV.
Permenkes Nomor 10 Tahun 2023, JDIH Kemenkes — Balai Kekarantinaan Kesehatan.
SOP Pengawasan Penerbitan ICV, BBKK Makassar — pengawasan penerbitan ICV.
Buku Saku PMI, BPJS Ketenagakerjaan — JKK dan JKM bagi pelaut migran.
Ditjen Imigrasi konsistenkan layanan paspor, Antara — layanan paspor.